Personalstrategie

Die Grundlage des Personalmanagements ist die Personalstrategie. Diese muss eng mit der Unternehmensstrategie verzahnt werden. Sie beschreibt vor allem, 

• welches Personal in qualitativer und quantitativer Hinsicht für die Umsetzung der Unternehmensstrategie zu welcher Zeit und an welchem Ort benötigt wird,
• wie dieses Personal gewonnen und langfristig an das Unternehmen gebunden werden soll sowie
• die Basis der Zusammenarbeit und Führung im Unternehmen. 

Personalplanung

Für die Umsetzung der Personalstrategie ist die mittel- und langfristige Planung des Personalbedarfs elementar – sowohl in quantitativer als auch in qualitativer Hinsicht. Will heißen: Wie viel Personal benötige ich mit welchen Kenntnissen und Erfahrungen zu welchem Zeitpunkt und ggf. an welchem Ort? 

Dabei gibt es planbare Ereignisse, wie z.B. den Eintritt in den Ruhestand, ebenso wie Ereignisse, die nicht vorhersehbar sind, wie z.B. Kündigungen, Auszeiten für Familienaufgaben oder auch längere Krankheiten. Der planbare Personalbedarf ist bereits eine Herausforderung. Der nicht vorhersehbare, teilweise sehr kurzfristig auftretende, Personalbedarf, stellt insbesondere kleine Unternehmen oft vor größere Probleme. Es gilt also, auch für kurzfristig auftretende Engpässe eine passende Strategie zu entwickeln. 

Personalbeschaffung (Rekrutierung/Recruiting)

Beim Recruiting geht es darum, die für das Unternehmen notwendigen Arbeitskräfte in quantitativer, qualitativer und zeitlicher Hinsicht zu akquirieren. Dies ist sowohl erforderlich im Rahmen einer längerfristigen strategischen Planung als auch aufgrund kurzfristig auftretender Engpässe, wie z.B. dem Ausfall von Personal oder einem überdimensionalen Anstieg von Aufträgen.  

Eine Grundlage für die Rekrutierung des passenden Bedarfs bilden in der Regel Stellen-/ Aufgabenbeschreibungen sowie Anforderungsprofile. In manchen Branchen sind auch saisonale Schwankungen zu berücksichtigen. 

Für die Personalbeschaffung gibt es unterschiedliche Wege – von der klassischen Stellenanzeige bis hin zur Direktansprache von geeigneten Kandidaten. Welcher Weg beschritten werden soll, muss jedes Unternehmen für sich entscheiden. Oft gibt es auch einen Methodenmix in Abhängigkeit von der jeweils zu besetzenden Stelle. 

Personaleinsatz

Der optimale Personaleinsatz orientiert sich an den Bedürfnissen des Unternehmens im Zusammenspiel mit den Kenntnissen, den Erfahrungen und dem Potenzial der Mitarbeiter. Arbeitgeber sind gut beraten, sich intensiv um neue Mitarbeiter zu kümmern und bereits den ersten Arbeitstag so zu gestalten, dass der neue Mitarbeiter sich im Unternehmen schnell willkommen und wohl fühlt. Ein Einarbeitungsplan für die erste Zeit, ebenso wie feste Ansprechpartner und regelmäßige Feedbacks sollten Selbstverständlichkeiten sein. 

Zufriedene Mitarbeiter bringen die besten Leistungen und sind somit die wichtigste Säule für erfolgreiche Unternehmen. Hierfür die entsprechenden Rahmenbedingungen zu schaffen, ist eine wichtige Aufgabe für Arbeitgeber. 

Oftmals bleibt ein Mitarbeiter nicht dauerhaft an einer Stelle, sondern möchte sich weiterentwickeln. Um Personal langfristig zu binden, sollten Arbeitgeber entsprechende Möglichkeiten schaffen. Mehr dazu im Abschnitt  Personalentwicklung. 

Auch das Ende des Personaleinsatzes sollte professionell gestaltet sein – ganz egal, ob es der Übergang in den Ruhestand oder die Verabschiedung bei einer Kündigung ist. Oft erhalten Arbeitgeber von scheidenden Mitarbeitern wertvolle Informationen! Und manchmal kommen sie sogar zurück...

Personalfreistellung

Personalfreistellung bedeutet nicht zwangsläufig „Entlassung“. Sie kann auch „Versetzung“, „Reduzierung von Arbeitszeiten“ oder auch die „Einführung von Kurzarbeit“ bedeuten.  

Doch natürlich gibt es auch Situationen, in denen eine Trennung unabwendbar ist. Oft sind im Vorfeld umfangreiche andere Maßnahmen, wie z.B. intensive Gespräche, ggf. auch Er- oder Abmahnungen, erfolgt. Hier gilt es, im Rahmen der gegebenen Umstände so gut wie möglich „auf Augenhöhe“ fair zu kommunizieren und ggf. auch (arbeits-) rechtlichen Rat einzuholen.

Oft ist "Outplacement" eine hilfreiche Variante. Sie hilft Arbeitnehmern dabei, eine neue Orientierung und eine neue Anstellung zu finden.  

Personalführung

Nur selten gibt es „geborene" Führungskräfte. Führung will gelernt und trainiert sein. Sie muss umfangreiche Anforderungen erfüllen und beinhaltet mehr als nur das Schild „Abteilungsleiter“ an der Bürotür. Daher sollte sich jeder gut überlegen, ob er Führungskraft sein möchte oder ob eine Expertenlaufbahn für ihn die bessere Variante ist. 

Die Führungskraft ist unter Anderem dafür verantwortlich, die Unternehmensziele und strategischen Entscheidungen des Managements im Team verständlich zu kommunizieren und daraus die erforderlichen Ableitungen für die zugeordneten Mitarbeiter zu treffen. 

Personalentwicklung

Eine gezielte Personalentwicklung sorgt dafür, dass die Mitarbeiter die erforderlichen Qualifikationen besitzen – und zwar in fachlicher, methodischer und persönlicher Hinsicht. Sie muss also im Einklang stehen mit dem aktuellen und zukünftig benötigten Qualifikationsbedarf des Unternehmens. Organisations- und Personalentwicklung stehen somit in unmittelbarem Zusammenhang. 

Personalentwicklung bedeutet nicht zwangsläufig den Besuch von externen Seminaren, sondern kann auch „im Kleinen“ stattfinden, z.B. mittels Weiterentwicklung durch Kollegen und Führungskräfte, die Übernahme eines Projekts, durch ein Fernstudium, das Lesen von Fachliteratur oder auch die Teilnahme an einem Webinar. 

Personalverwaltung

Die Personalverwaltung ist für den reibungslosen Ablauf aller Aufgaben verantwortlich, die mit Arbeitsverhältnissen einher gehen. Hierzu gehören z.B. die Lohn- und Gehaltsabrechnung, die Verwaltung der Arbeitszeitkonten, die Betriebliche Altersvorsorge, das Ausstellen von Bescheinigungen sowie die Kommunikation mit dem Finanzamt und den Sozialversicherungsträgern. 

Personalentlohnung

Bei der Personalentlohnung müssen verschiedene Aspekte berücksichtigt werden: 

• Was kann und möchte sich ein Unternehmen hier leisten? Neben den Lohn- und Gehaltskosten entstehen auch umfangreiche „Nebenkosten“, wie z.B. Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung. 
• Zu welchem Gehalt bekommt ein Unternehmen das benötigte Personal?
• Gibt es tarifliche Bestimmungen, die zu berücksichtigen sind? 
• Wie sieht die Gehaltsstruktur im Unternehmen aus – z.B. das Verhältnis von fixen und variablen Gehaltsbestandteilen? 
• Gibt es weitere, z.B. steuer- und sozialversicherungsfreie, Leistungen (Essenszuschuss, Jobticket…)? 
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Personalcontrolling

Das Personalcontrolling beinhaltet die Planung, Steuerung und Kontrolle der Personalwirtschaft innerhalb eines Unternehmens. Für ein zielgerichtetes Personalmanagement, das zu den übergeordneten Unternehmenszielen beiträgt, werden relevante Kennzahlen festgelegt. Diese gilt es, regelmäßig zu erheben und auszuwerten.